Siemens HiPath Xpressions Unified Messaging - Page 4

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A31003-S2330-B690-2-7619, January 2003
0-4 HiPath Xpressions V3.0, Operating Manual
bhbIVZ.fm
2.5 Outlook 2002 in Exchange Operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21
2.5.1 System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-21
2.5.2 Receiving Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22
2.5.3 Sending Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22
2.5.3.1 Sending Messages using SMS as an Example . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-22
2.5.3.2 Adding HiPath Xpressions Addresses to the Microsoft Exchange
Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-24
2.5.3.3 Other HiPath Xpressions Addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-26
2.6 HiPath Xpressions Outlook Extensions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-26
2.6.1 System Requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-27
2.6.2 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-28
2.6.3 Uninstallation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-31
2.6.4 Starting Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-32
2.6.4.1 Network Connection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-32
2.6.4.2 Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-33
2.6.4.3 Phone Number. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-33
2.6.4.4 Creating Input Forms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34
2.6.5 Settings in Microsoft Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-34
2.6.5.1 Activating/Deactivating HiPath Xpressions Outlook Extensions . . . . . . . . . . 2-34
2.6.5.2 Message Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-35
2.6.5.3 The HiPath Xpressions Tab. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-36
2.6.6 Callback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-37
2.6.6.1 Telephone Call To Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-37
2.6.6.2 Calling the Originator of a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-37
2.6.6.3 Calling From the Exchange Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-38
2.6.7 Playback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-38
2.6.7.1 Playback on the Telephone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-38
2.6.7.2 Playback on the PC Sound System. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-38
2.6.8 Short Message Service (SMS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-39
2.6.8.1 Sending an SMS to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-39
2.6.8.2 Sending an SMS to the Originator of a Message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-40
2.6.8.3 Sending an SMS from the Exchange Address Book . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-40
2.6.9 Fax Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-41
2.6.9.1 Sending a Fax Message to a Contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-42
2.6.9.2 Sending a Fax Message to the Originator of a Message. . . . . . . . . . . . . . . . 2-42
2.6.9.3 Sending a Fax Message from the Exchange Address Book . . . . . . . . . . . . . 2-42
2.6.9.4 Sending a Fax Message from other Microsoft Office Applications . . . . . . . . 2-42
2.6.9.5 Sending a Fax Message From Your Workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-44
2.6.9.6 Viewing Fax Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-45
2.6.9.7 Answering/Forwarding a Fax Message with Annotations . . . . . . . . . . . . . . . 2-47
2.6.10 Fax-on-Demand . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-49
2.6.10.1 Specify/Modify Remote Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-49
2.6.10.2 Retrieving a Fax. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-51
2.6.11 Voice Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2-52