ShoreTel 265 - Table of Contents

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Contents
GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5
Your Phone's Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Backlight Operation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Guide to Status Icons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
LOGGING IN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
MANAGING CALLS – BASIC FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Placing Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Handset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Using the Handset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Using the Speakerphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Using the Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Sending a Call to Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Diverting a Call. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Answering Additional Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Placing a Call On or Off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Redialing and Checking Missed Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
AUDIO CONTROLS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Adjusting Ring Tone Volume. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Adjusting Handset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Adjusting Headset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
Adjusting Speakerphone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Muting an Active Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18
VOICE MAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Logging Into the Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Logging In from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Logging In from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Leaving a Message and Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Changing Call Handling Mode and Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Changing Automatic Off Hook Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27
Changing Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Programming Your Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .29
Changing the Agent State. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Enabling or Disabling Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
DIRECTORY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .33
MANAGING CALLS – ADVANCED FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34