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Contents
GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Your Phone's Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Guide to Status Icons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
LED Color Guide for ShoreTel 212k Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . .7
LOGGING IN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
MANAGING CALLS – BASIC FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Placing Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Answering Additional Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Placing a Call On or Off Hold . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Redialing and Checking Missed Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
AUDIO CONTROLS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Adjusting Ring Tone Volume. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Adjusting Handset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Adjusting Headset Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Adjusting Speakerphone Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Muting an Active Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
VOICE MAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Logging Into the Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Logging In from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Logging In from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Leaving a Message and Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
OPTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
Changing Call Handling Mode and Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Changing Automatic Off Hook Preference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Changing Ring Tone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .25
Programming Your Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26
Changing the Agent State. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Enabling or Disabling Handsfree Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
DIRECTORY . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .30
MANAGING CALLS – ADVANCED FEATURES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Programmable Custom Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Bridged Call Appearances. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .34
Silent Monitor / Barge In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Extension Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35
Whisper Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .36
Picking Up the Night Bell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Toggling the Hunt Group Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Overhead Paging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
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