Xerox FreeFlow

Xerox FreeFlow Process Manager Operator and Administrator Guide
vii
Table of Contents
Workflow Job Manager 4-1
About Workflow Job Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-1
Logging into Workflow Job Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-2
To log in to the Workflow Job Manager application . . . . . . . . . . . . 4-2
The Workflow Job Manager main window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-3
The Status area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-4
The Jobs area . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-6
The Jobs area columns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-7
Workflow Job Manager menus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
The File menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-9
The Edit menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-10
The View menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-11
The Options menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-11
The Launch Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-12
The Help menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-12
Workflow Job Manager toolbar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-13
The Jobs toolbar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-13
Managing Jobs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-14
Checking the status of a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-14
Creating reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-15
Viewing a report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-19
Exporting a report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-20
Purging report data. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-21
Viewing and editing a document in Adobe Acrobat . . . . . . . . . . . 4-23
Viewing preflight results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-24
Viewing print results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-25
Modifying workflow settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-26
Pausing a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-27
Approving a job at a Review step . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-28
Failing a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-29
Deleting a job . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-29
Modifying the copy count . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-30
Printing a hardcopy proof . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-32
Adding a recipient to a Notify step with no recipient
address specified . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-33
Viewing Web Services Job Instructions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-34
Remote Workflow Job Manager Client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-35
Accessing Workflow Builder from Workflow Job Manager . . . . . . 4-37
Accessing Workflow Submission Client from
Workflow Job Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-37
Managing jobs from third party management information systems
(MIS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4-38