Siemens PhoneMail - Page 6

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A31003-S2360-U106-2-7619, 2009-03-25
6 OpenScape Xpressions V6 PhoneMail, User Guide
PhonemailTOC.fm
2.2.4 Sending Voicemails (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.2.4.1 Recording and sending Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
2.2.4.2 During the Recording Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
2.2.4.3 Selecting the Send Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
2.2.5 Self-defined Key Sequences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.2.5.1 Using self-defined Key Sequences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
2.2.6 Answering Options (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
2.2.6.1 Changing Answering Options (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
2.2.6.2 Greetings and Answering Mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
2.2.6.3 Specifying the Answering Mode (for Simple Mode only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
2.2.6.4 Specifying the
OpenScape Xpressions PhoneMail Referral Extension (Privilege) . . . . . . . . . . . 61
2.2.6.5 Recording Names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
2.2.6.6 Specifying the Mobility Number for Call Forwarding (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
2.2.6.7 Specifying a Mailbox Referral Extension (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.2.6.8 Specifying the direct Call Rerouting for your Telephone (Privilege). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
2.2.6.9 Recording and activating temporary Greetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
2.2.6.10 Toggling simple/extended Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
2.2.7 Mailbox Options (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
2.2.7.1 Modifying mailbox options (privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
2.2.7.2 Private Distribution List (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
2.2.7.3 Changing the User Prompt Setting (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
2.2.7.4 Changing the PIN (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
2.2.7.5 Setting Notifications (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
2.2.7.6 Playback Options (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
2.2.7.7 Activating/deactivating Fax Tone Recognition (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
2.2.7.8 Changing the Language (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
2.2.7.9 Changing the Message Type (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
2.2.8 Connecting (Privilege) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
2.2.9 Accessing Conferences and Work Groups (Privileges). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
2.2.10 Accessing the Unified Communcations System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
2.3 Dialing an external Mailbox (Guest Access or Universal Access) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
2.3.1 Leaving a Message for Mailbox Owners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
2.4 Call Forwarding (Forward Access) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
2.5 Using Fast Access and Access with the Mailbox Key (Callback Access). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
2.5.1 Fast Access to the individual Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
2.5.2 Using Callback Access with Message Waiting Indication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
2.6 Using the Mailbox for Calls to your Cell Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
2.6.1 Call Forwarding for Cell Phones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
2.6.2 Dialing your Mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
3 A quick Reference Guide to the Menus and Key Sequences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.1 Playing/retrieving Messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.1.1 Retrieve/listen to received Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.1.1.1 Message Selection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.1.1.2 During the Message Header Playback: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
3.1.1.3 During the Message Playback: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
3.1.1.4 Following the Playback of a Message:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
3.1.2 Retrieve/listen to outgoing Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
3.1.2.1 During Playback of the Message Header or the Message to be sent: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
3.1.2.2 After Playback of Message to be sent:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94