ShoreTel 420 - Page 4

Table of Contents
ShoreTel IP Phone 420 User Guide 2
Paging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Picking up the Night Bell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Changing a Hunt Group’s Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Silently Monitoring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Silently Coaching in a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Barging in on a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Chapter 3 Using Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28
Logging in to Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Logging in to Voicemail from Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Logging in to Voicemail from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Logging in to Voicemail from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Interacting with New Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Using Shortcut Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Listening to, Replaying, Saving, and Deleting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Forwarding a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Replying to a Message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Listening to Saved Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Sending Messages from Voicemail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Leaving a Message and Using Message Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Using Mailbox Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Recording Your Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Recording a Personal Greeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Setting Your Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Assigning Your Extension to a Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Changing Your Availability State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Enabling or Disabling Envelope Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Listening to Your Deleted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Removing Deleted Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Enabling or Disabling Automated Call Handling in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Enabling or Disabling a Notification Profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Changing the Workgroup Agent State . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Enabling or Disabling Find Me Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Chapter 4 Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .39
Problems and Solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Viewing Phone Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Rebooting Your Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41